La gestione del tempo è una pratica necessaria per ottimizzare la produttività del tuo ambulatorio e combinare al meglio le risorse disponibili attraverso specifici modelli organizzativi e idonee tecnologie.
Si sa, è complesso mantenere il controllo su ogni singolo touch point del processo di servizio, specialmente quando vi è un elevato flusso di pazienti, le risorse coinvolte sono molteplici, le richieste elevate e non si riesce a dar valore ai pazienti, al tempo e all’intera organizzazione.
Ma come migliorare la produttività e la gestione del tempo in ambulatorio?
Ecco alcuni consigli per individuare nuovi modelli organizzativi, adottare idonee pratiche operative e migliorare l’efficienza della tua organizzazione.
Consigli per migliorare la gestione del tempo in ambulatorio
Una ottimale gestione del tempo è un processo di controllo e pianificazione consapevole del tempo che può essere perfezionata mediante l’attuazione di validi consigli, quali:
- Assegnazione delle priorità nell’organizzazione ambulatoriale
- Pianificazione delle attività
- Organizzazione di pratiche, modalità, tempistiche
1. Assegnazione delle priorità nell’organizzazione ambulatoriale
La definizione delle priorità è la chiave per una efficiente gestione del tempo.
Molte organizzazioni ambulatoriali, non disponendo di adeguati modelli organizzativi o di processi automatizzati, hanno difficoltà nel focalizzarsi su quanto deve essere fatto e come deve essere organizzato e finiscono per gestire esclusivamente le attività più urgenti (accettazione, prenotazione, fatturazione elettronica, etc), tralasciando le pratiche che possono apportare maggiore produttività, valore, ed efficienza all’intera organizzazione ( implementare un sistema di prenotazione multicanale, gestire la comunicazione online e offline della struttura, formare il personale, etc).
2. Pianificazione delle attività
Pianificare le attività significa adottare decisioni più intelligenti per definire il momento più appropriato allo svolgimento di un compito o di una attività.
Occorre, dunque, che un ambulatorio disponga di pratiche gestionali adeguate, attraverso cui, organizzare e supportare le diverse aree del processo, definire modalità e tempistiche d’intervento, coinvolgere il personale e coordinare pratiche e professionalità impiegate nell’intero processo di servizio.
Utili metodologie per ottimizzare la pianificazione delle attività ambulatoriali sono il patient’s journey, ossia la mappatura dell’intero processo di servizio, e l’adozione di software o supporti tecnologici con supportare la gestione del tempo, assegnare carichi di lavoro adeguati e migliorare la produttività dell’intera organizzazione.
3. Organizzazione di pratiche, modalità, tempistiche
Un processo produttivo che funzioni è sempre legato a una efficiente organizzazione delle attività e a un’ottimale gestione del tempo e degli obiettivi, il tutto, nel rispetto delle scadenze (soprattutto quelle normative).
Sarà opportuno dunque:
- standardizzare i tempi dei singoli touch point del processo ambulatoriale considerando non solo la durata della prestazione ma anche i rischi e i tempi di relazione e riorganizzazione operativa del team medico-sanitario
- stabilire i tempi da dedicare alle urgenze, alle interruzioni, al recupero dei ritardi, agli imprevisti, etc
- impostare delle regole standard che possono essere rese fruibili mediante l’adozione di sistemi e tecnologie automatizzate
Adottando questi consigli nel tuo ambulatorio, potrai gestire il tempo in modo efficace senza distrazioni, senza stress e soprattutto senza limitare la tua produttività e quella della tua organizzazione.
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