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Agenda appuntamenti studio medico: come organizzarla?

Ott 2, 2020 | Esperienza del paziente

L’agenda appuntamenti studio medico è il tassello principale per definire la gestione degli appuntamenti, saturare le disponibilità dello studio e semplificare l’intero processo di servizio.
Per gestirla ed organizzarla al meglio è necessario acquisire modelli e pratiche organizzative definite ed adottare soluzioni software integrate attraverso cui semplificare le attività ambulatoriali e migliorare l’efficienza dell’organizzazione.

Ma da dove cominciare?
Proprio da questi 3 fondamentali consigli!

  1. Definire tempi ed esigenze organizzative
  2. Adottare un sistema integrato
  3. Stabilire criteri di monitoraggio

1) Definire tempi ed esigenze organizzative

Il primo step per ottimizzare la gestione e l’efficienza dell’agenda appuntamenti studio medico è:

  • definire i tempi di servizio della struttura, gli orari, le aperture straordinarie, i periodi di chiusura, etc
  • censire ogni risorsa dell’ambulatorio (esigenze organizzative, disponibilità, etc), le prestazioni erogabili, le convenzioni in essere, i diversi macchinari presenti in struttura, etc,
  • definire i tempi d’esecuzione delle singole prestazioni considerando non solo la durata della visita ma anche i rischi e i tempi di relazione e riorganizzazione operativa del team medico-sanitario
  • definire i tempi da dedicare alle urgenze, al recupero dei ritardi, agli imprevisti, etc

Le agende, a seconda del modello organizzativo adottato, possono esser impostate a tempo, quantità di pazienti da gestire, quantità di prestazioni, etc.

In tal modo, si struttura una base ottimale per impostare le agende per singola risorsa (medici, operatori, tecnici etc) bilanciare i carichi di lavoro ed aumentare la produttività dell’organizzazione ambulatoriale.

2) Adottare un sistema integrato

A differenza dell’agenda cartacea, l’agenda integrata in un software gestionale ti permette, con semplicità ed immediatezza, di consultare in un unico planning tutti gli appuntamenti fissati, attraverso differenti canali di prenotazione (telefono, sportello, cup, web, etc) ed acquisire una visione generale delle attività ambulatoriali.

Con l’agenda appuntamenti studio medico integrata potrai:

  • Consultare con velocità le informazioni dei pazienti (anagrafica completa, storico delle visite, cartella clinica, etc)
  • Avere una visione completa delle attività pianificate e dei carichi di lavoro dell’intera organizzazione per giorno/settimana/mese
  • Evitare di perdere degli appuntamenti (con l’agenda cartacea può capitare di inserire erroneamente gli appuntamenti o sovrapporli a qualcun altro già pianificato)
  • Consultare e programmare cicli di visitedi uno o più pazienti potendo usufruire di una visione e gestione degli appuntamenti completa, organizzata e a lungo termine.

Una consultazione così semplice e completa mediante agenda cartacea?
Decisamente impossibile!

3) Stabilire critieri di monitoraggio

Il mancato appuntamento, i lunghi tempi d’attesa, i ritardi, etc risultano essere per una organizzazione ambulatoriale scomodi e costosi, soprattutto quando il numero dei pazienti è elevato e l’organizzazione è complessa. Ecco perché diviene essenziale monitorare l’intero processo di servizio, le pratiche organizzative adottate, i costi sostenuti e l’efficacia dei risultati raggiunti.
L’attenzione e l’analisi del patient’s journey permette di considerare i tempi improduttivi dello studio medico così da ottimizzare la programmazione dell’agenda e sviluppare un processo di servizio fluido, immediato ed efficiente.

Adotta una agenda per gli appuntamenti dello studio medico con funzionalità integrate e mirate: ottimizza l’organizzazione dell’ambulatorio ed offri ai tuoi pazienti la migliore esperienza di servizio.

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