La dematerializzazione documenti è il processo che rende fruibile un documento cartaceo in formato digitale preservandone gli elementi qualificanti ed il valore giuridico.
In un ambulatorio e/o studio medico la dematerializzazione rappresenta una condizione necessaria per favorire una migliore gestione del processo di servizio, la personalizzazione delle cure e una gestione più efficiente, sicura e meno dispendiosa di dati e documenti medico-sanitari.
Ma come si struttura il processo di dematerializzazione?
E quali sono i vantaggi per una organizzazione ambulatoriale?
Vediamolo insieme!
- Creazione del documento
- Autenticazione del documento
- Conservazione del documento
- Vantaggi dematerializzazione in ambulatorio
1. Creazione del documento
Nel processo di dematerializzazione, i documenti possono essere acquisiti mediante uno scanner o importati in formato pdf in un apposito repository documentale che può essere organizzato in aree, in modo tale che la gestione e l’archiviazione dei documenti rispetti specifici requisiti e ne garantisca l’autenticità.
2. Autenticazione del documento
Il processo di autenticazione rappresenta un altro importante passaggio per la garanzia di piena validità giuridica e probatoria di un documento dematerializzato.
Ma quali sono gli strumenti che ci permettono di attribuire la stessa valenza giuridica dei documenti cartacei ai documenti informatici?
La risposta è contenuta nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs n. 82/2005), che rappresenta il riferimento normativo principe in materia e assegna alle firme elettroniche (firma digitale e firma grafometrica) e alle marche temporali un ruolo centrale nel processo di autenticazione dei documenti informatici.
Tali dispositivi consentono di assicurarne l’integrità (immodificabilità), autenticità (riconducibilità al firmatario), e non ripudio del documento informatico, nonché di datare in modo certo ed univoco il documento digitale prodotto.
3. Conservazione del documento
Nel processo di dematerializzazione occorre anche tener presente che i documenti informatici, sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, necessitano di essere inseriti in un sistema di conservazione sostitutiva, ossia, una procedura di archiviazione informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico conferendone valore probatorio.
La conservazione sostitutiva permette di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e conservazione, soprattutto per poliambulatori e studi medici che hanno necessità di conservare consensi informati, liberatorie, referti medici, cartelle cliniche e altri documenti sanitari per un periodo di almeno 10 anni.
Scopri, con questo approfondimento come sviluppare un efficiente processo di conservazione sostitutiva di referti medici e cartelle cliniche.
4. I vantaggi della dematerializzazione in ambulatorio
Un processo di dematerializzazione documenti in ambulatorio:
- favorisce una migliore gestione del processo di servizio e riduce la rigidità dei flussi di lavoro e delle pratiche ambulatoriali
- aumenta la produttività, riduce inefficienze (la digitalizzazione rende più veloce le pratiche ed evita l’insorgere di possibili errori manuali) e costi, a partire da quelli generati dalla carta e dalla gestione degli archivi tradizionali
- permette di acquisire una visione unica sul singolo paziente, digitalizzando la sua storia clinica (dalle cartelle cliniche, ai consensi informati, ai dati medico-sanitari, etc)
- garantisce la sicurezza, l’integrità dei dati e la condivisione rapida e funzionale delle informazioni
- migliora l’esperienza del paziente e dell’intera organizzazione ambulatoriale
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