Gestione appuntamenti poliambulatorio: pensi sia davvero così semplice? La gestione degli appuntamenti in un poliambulatorio è una delle pratiche strategiche più rilevanti da implementare in un processo ambulatoriale. La pianificazione degli appuntamenti, infatti, se gestita efficacemente e con produttività può influire notevolmente sull’erogazione del processo di servizio, sulla riduzione dei tempi d’attesa e rappresentare un fattore di successo per l’intera organizzazione.
Ma da dove cominciare?
Ecco alcune delle pratiche e dei servizi che potrai implementare per rendere sempre più produttiva ed efficiente la gestione degli appuntamenti nel tuo poliambulatorio:
- Organizzare e gestire le agende mediche
- Definire priorità organizzative e gestionali
- Utilizzare canali di prenotazione differenziati
- Strutturare un questionario
- Utilizzare un servizio di promemoria via email/sms
1. Organizzare e gestire le agende mediche
Una volta definiti modelli organizzativi ed acquisite regole standard per lo sviluppo e la gestione dell’attività di prenotazione, anche grazie al supporto di un software per poliambulatorio come il software DMPOLI, sarà molto più semplice ed immediato pianificare ed impostare le agende di ciascuna risorsa del tuo poliambulatorio, di combinare più agende/risorse per l’erogazione delle prestazioni, di bilanciare i carichi di lavoro, fissare appuntamenti multi prestazione, consentire l’attività di prenotazione multicanale (sportello, call center, web). Le agende mediche sono il tassello principale per definire la gestione degli appuntamenti, ti permettono di conciliare le esigenze del paziente con quelle della struttura, saturare le disponibilità del poliambulatorio e ridurre i tempi d’attesa. Acquisendo, tra l’altro, un quadro giornaliero e generale degli appuntamenti sarà possibile identificare i tempi di inattività e strutturare delle attività specifiche che coinvolgendo l’intera organizzazione, dal management all’addetto di prenotazione, puntino alla sua ottimizzazione ed efficienza.
2. Definire priorità organizzative e gestionali
Le prestazioni e la loro erogazione differiscono in termini di tempo richiesto e livello di assistenza necessario. Non sottovalutare questi aspetti ma provvedi al loro censimento ed utilizzo, soprattutto, nel momento in cui dovrai definire le modalità per ottimizzare la gestione appuntamenti nel poliambulatorio. Tra l’altro, cerca di acquisire al momento delle prenotazioni maggiori informazioni dal paziente sulla visita e/o sul suo stato di salute in modo da indirizzare al meglio il suo percorso di cura e pianificare con più efficienza la sua visita in ambulatorio (ad esempio, come gestisci le urgenze?). Così i pazienti potranno beneficiare di un migliore servizio e l’organizzazione ne guadagnerà in efficienza e produttività.
3. Utilizzare canali di prenotazione differenziati
Il tuo servizio di prenotazione è attivo solo mediante il canale telefonico? E quanto tempo dedica la tua organizzazione a questa attività? Con l’implementazione di nuove tecnologie, potrai attivare nuove modalità di prenotazione, semplificare tempi e modalità di contatto con i pazienti e supportare la tua organizzazione nello sviluppo di una immagine affidabile, concreta e vicina alle esigenze dei tuoi pazienti. Perché allora non differenziare i tuoi canali di prenotazione e rendere accessibile ai tuoi pazienti anche il servizio di prenotazione online? Rendi accessibile più di un canale per la prenotazione degli appuntamenti e semplificane la gestione combinando i diversi servizi con un sistema software integrato con cui rendere accessibile e visibile a medici ed operatori gli appuntamenti pianificati nell’organizzazione.
4. Strutturare un questionario
Spesso è complesso identificare quali dei servizi erogati rallentino e rendano inefficiente l’intero processo ambulatoriale. Implementando e distribuendo, però, un semplice questionario ai tuoi pazienti potrai conoscere, ad esempio:
Qual è il tempo di attesa per fissare un appuntamento (via telefono, ad esempio)? Quanto tempo attendono in sala d’attesa prima dell’erogazione della visita o della terapia? Quanto sono soddisfatti dei servizi accessori che offri loro? Etc.
Tra l’altro, rendendolo accessibile in giorni e settimane differenti potrai acquisire un quadro completo del tuo processo ambulatoriale, cogliere con più precisione le difficoltà dell’organizzazione e mostrare ai tuoi pazienti che tieni alla loro esperienza di servizio e alla loro patient’s satisfaction.
Ma come strutturare un valido questionario per i tuoi pazienti? Scoprilo qui!
5. Utilizzare un servizio di promemoria via sms/email
Affidandoti ad un servizio di sms ed email potrai confermare gli appuntamenti dei tuoi pazienti, abbattere il numero di appuntamenti persi, migliorare l’orario di arrivo in ambulatorio ed ottimizzare la fedeltà alla tua organizzazione. Il mancato appuntamento risulta esser costoso nonché scomodo, soprattutto, quando l’organizzazione gestisce giornalmente un elevato numero di pazienti e si hanno lunghe liste d’attesa per fissare un nuovo appuntamento. Soffermati sul tuo patient’s journey, definisci modelli e pratiche organizzative ed implementa le attività sopra elencate per ottimizzare la gestione appuntamenti poliambulatorio e sviluppare un processo fluido, immediato ed efficiente.
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