Una segretaria studio medico può migliorare il tuo processo di servizio e la qualità della tua organizzazione? In un team medico-sanitario, la segretaria è l’interfaccia dei servizi ambulatoriali, raccoglie e analizza le richieste del paziente e le indirizza nella direzione più consona per soddisfare le sue esigenze e fornire il contributo più valido all’immagine dell’organizzazione.
Ma in che modo? E svolgendo quali mansioni? Vediamolo insieme!
Segretaria studio medico: la front-line del tuo ambulatorio
Una segretaria studio medico, è la “front-line” di un ambulatorio e può apportare un valido contributo all’intera organizzazione e all’esperienza di servizio, sempre nella condizione in cui si dimostri all’altezza del suo ruolo e delle aspettative dei suoi pazienti.
Come? Con queste pratiche:
- Attività informative
- Attività amministrative
- Procedure medico-sanitarie
- Gestione relazione pazienti
- Gestione ambulatoriale
Mansioni segretaria studio medico: pratiche ed attività
Prova ad immaginare, uno studio medico senza la figura della segretaria:
• Chi accoglie il paziente?
• Chi pianifica gli appuntamenti e le visite mediche?
• Chi gestisce il recall, nel caso in cui il paziente non si presenti all’appuntamento?
• Chi si occupa delle pratiche amministrative e gestisce gli adempimenti burocratici? etc
Un ambulatorio, dunque, senza il supporto di una segretaria studio medico avrebbe più difficoltà nell’ottimizzare, in modo efficace ed efficiente, le proprie attività, dedicarsi ai propri pazienti, sviluppare con gli stessi una relazione più attenta e partecipata e disporre di un importante fattore di soddisfazione e fedeltà. La segretaria studi medici è una figura di valore nel tuo ambulatorio, capace di apportare valore alla tua organizzazione e all’esperienza dei tuoi pazienti.
Ma quali sono le ordinarie mansioni della segretaria?
Mansioni segretaria studio medico: le attività ordinarie
1. Attività informative
La segretaria studio medico dovrà esser in grado di comunicare al paziente e quindi, mettersi a sua disposizione, affinché possano trovare riscontro tutte le sue possibili richieste. L’informazione è lo step basilare per sopraggiungere all’erogazione della prestazione medico-sanitaria: occorre disporre di una valida informazione capace di raggiungere l’utenza dei pazienti e di offrire chiare e complete informazioni sui servizi ambulatoriali che si mettono a disposizione, nonché sulle modalità di accesso e di fruizione (orari di apertura/chiusura, modalità di erogazione/accesso, iter e tempi d’erogazione, etc.). La partecipazione del paziente nella realizzazione del servizio sanitario è fondamentale pertanto bisogna fare di tutto per suscitarla interagendo con lui ed indirizzandogli un’offerta in grado di coinvolgerlo.
2. Attività amministrative
• Conoscenza dei protocolli dell’organizzazione per pianificare appuntamenti e visite mediche,
• Conoscenza delle procedure da applicare così da non dare adito a possibili errori che si ritorceranno sullo stesso paziente/utente,
• Flessibilità e prontezza, in modo da riprogrammare l’appuntamento del paziente qualora si verifichino imprevisti a livello organizzativo e/o il paziente ha difficoltà nel gestire la visita medico-sanitaria,
• Gestione della figura del paziente e delle rispettive pratiche assicurative, qualora vi siano,
• Ottima conoscenza della tecnologia e praticità nell’uso di supporti informatici,
• Gestione di fatture, prima nota contabile e aspetti burocratico-amministrativi.
3. Procedure medico-sanitarie
• Aggiornare le informazioni del paziente, come indicato dal medico. Ma avvalendoti di un software integrato non ne avrai necessità. Con i gestionali medici integrati Doctor Manager, potrai aver visione dei dati dei pazienti (sanitari e non) in ogni singolo fase del processo ambulatoriale,
• Pianificare gli appuntamenti di follow-up per i pazienti, nonché la gestione degli screening previsti nell’ambulatorio, controllando e pianificando le attività di richiamo dei pazienti,
• Educare i pazienti in merito a protocolli diagnostici e piani di trattamento e fornendo modalità di supporto concise e personalizzate.
Mansioni segretaria studio medico: i benefici per l’organizzazione
4. Ottimizza la relazione con i pazienti
La segretaria studio medico trascorre molto più tempo a contatto con i pazienti (li accoglie in ambulatorio, fissa l’appuntamento, gestisce il follow-up, li sensibilizza su determinate tematiche, etc), e fornisce loro riscontri, comprensione ed empatia. La segretaria deve sviluppare una relazione attiva, personalizzata e partecipativa con il paziente: deve ascoltarlo e metterlo a proprio agio, ispirargli fiducia e sicurezza, approfondire le sue necessità e le sue richieste, semplificare le sue criticità, ed indirizzarlo, assieme alla figura del medico, nella direzione più appropriata per delineare il percorso di salute più consono per ogni paziente. Il medico e/o l’organizzazione ambulatoriale che supporta e incoraggia una relazione partecipata e di fiducia tra segretaria e paziente, potrà beneficiare di una migliore soddisfazione dei pazienti e di un migliore processo di servizio.
5. Semplifica e migliora la gestione ambulatoriale
Una segretaria studio medico occupandosi dell’accoglienza e della gestione del paziente (registrazione anagrafica paziente, firma consensi, rilascio fatture, etc,) permetterà al medico di migliorare la qualità del servizio ambulatoriale erogato ed offrire servizi più appropriati. La segretaria poliambulatorio e/o studio medico, è l’interfaccia dei pazienti per chiarire il percorso di cura definito, esemplificare protocolli, procedure ed indicazioni dell’ambulatorio, supportare i pazienti in caso di necessità, gestire e pianificare gli appuntamenti di follow-up, le attività di screening, etc. E il medico? Non dovendo più gestire in autonomia queste attività acquisisce più tempo per dedicarsi ai suoi pazienti, migliorando la qualità delle cure e l’intera esperienza di servizio.
La segretaria studio medico in tal modo potrà ottimizzare la gestione del paziente, migliorare pratiche ed attività del medico nonché la qualità e la soddisfazione del processo di cura e dell’esperienza di servizio dei pazienti e dell’intera organizzazione ambulatoriale.
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