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Sistema eliminacode: metti ordine nel tuo poliambulatorio

In un poliambulatorio ideale le sala d’attesa dovrebbero essere quasi vuote, poiché, gli appuntamenti dovrebbero essere fissati in maniera coerente e corrispondente con i tempi e le modalità di erogazione delle prestazioni medico-sanitarie. Ma trattandosi di servizi alla persona, inevitabilmente, i tempi di erogazione non sono quasi mai rispettati determinando ritardi progressivi man mano che le prestazioni sono erogate.

Un sistema eliminacode diviene quindi indispensabile per regolamentare il flusso di pazienti che accedono a differenti servizi (allo sportello o a servizi sanitari differenti) e ti permetterà di:

organizzare code e tempi d’attesa nel tuo poliambulatorio e studio medico,

• migliorare l’esperienza di servizio dei tuoi pazienti,

rispettare i requisiti di riservatezza e privacy richiesti attualmente dal GDPR.

Ma quali caratteristiche deve avere un sistema eliminacode?

E qual è il sistema eliminacode più adatto al tuo poliambulatorio e studio medico?

Vediamo insieme quali sono gli elementi che caratterizzano un sistema eliminacode, com’è possibile implementarlo e gestirlo al meglio nel tuo poliambulatorio e studio medico e quali vantaggi una migliore gestione code può offrirti.

Sistema eliminacode: il modello organizzativo

Un sistema eliminacode può aver vari livelli di complessità partendo dalla coda per singolo professionista nello studio medico, sino ad arrivare ai poliambulatori dove sono presenti code per servizi differenti allo sportello e code nelle sale d’attese per l’erogazione dei servizi sanitari.

Le code allo sportello o di primo livello sono le code che si generano a seguito dell’accesso diretto del paziente alla struttura per le attività di informazione, prenotazione, accettazione, pagamento, etc; mentre le code ai servizi o di secondo livello sono quelle che si generano dopo l’attività di accettazione e servono a smistare e regolamentare il flusso dei pazienti nelle diverse sale, studi, e/o punti di visita o erogazione delle prestazioni medico-sanitarie.

Sistema eliminacode: gli elementi fondamentali

Gli elementi fondamentali di un sistema eliminacode sono:

A) Punto di messa in coda

Lo strumento più economico e versatile per erogare i ticket eliminacode è il distributore “a chiocciola”: pratico da usare, dal costo ridotto e di facile manutenzione; idoneo, però, solo per le code di primo livello poiché non consente di gestire più code in presenza di più servizi, né di definire un criterio di priorità per le chiamate.

In sostituzione del distributore “a chiocciola”, attualmente, vi sono tecnologie e sistemi più evoluti, come il totem.  Attraverso il totem eliminacode, il paziente può in maniera del tutto autonoma selezionare il servizio d’interesse ed acquisire il ticket (dove sono indicati il numero di chiamata e il servizio selezionato) per la coda specifica, per i servizi allo sportello o all’accettazione stessa, nella condizione in cui il paziente sia poi indirizzato ad una successiva coda

B) Punto di chiamata

Il punto di chiamata corrisponde al punto in cui l’operatore chiama il paziente dalla coda o dalla sala d’attesa.

Generalmente la chiamata del paziente, nonché la gestione integrata di un sistema eliminacode, avviene mediante l’acquisizione di un software eliminacode, da cui l’operatore può visualizzare la lista dei pazienti in attesa e con un semplice click richiamarli secondo la scala di priorità definita. Più efficienza si ha, però, con l’integrazione della funzione di chiamata dalle code con un sistema software per la gestione del poliambulatorio.

Il numero chiamato, viene poi visualizzato, sul display di chiamata normalmente presente in sala d’attesa.

C) Display di chiamata

Generalmente si adotta un monitor di larga ampiezza posizionato in sala d’attesa sia per visualizzare l’ultimo numero chiamato per ogni servizio, sia la situazione delle attese ai vari servizi attivi.  Così, il paziente si avvicina agli sportelli solo poco prima di essere chiamato senza affollare l’area di accettazione o di accesso al servizio e favorendo il rispetto della privacy. Il sistema eliminacode, tra l’altro, utilizzando codici anonimi, indicanti il servizio/coda e il rispettivo numero progressivo, permette con semplicità di adempiere al GDPR, poiché attualmente non sono più consentite le chiamate nominative dei pazienti per rispetto della loro privacy e riservatezza.

Sistema eliminacode: i vantaggi

I sistemi eliminacode completano i processi organizzativi per l’erogazione delle prestazioni del poliambulatorio e studio medico, rendendoli più semplici e funzionali per il paziente.

Un sistema eliminacode consente alle strutture ambulatoriali di:

Organizzare e regolamentare il flusso dei pazienti,

• recuperare efficienza nei tempi di gestione dei servizi,

• tracciare le informazioni in tempo reale,

analizzare fasi e tempi del servizio (numero pazienti serviti, numero pazienti in attesa, numero medio di attesa, tempo medio del servizio, etc)

far percepire ai pazienti una immagine di maggiore qualità organizzativa e di servizio.

ed al paziente di:

• essere informato sui modi e i tempi di servizio,

• avere la certezza del rispetto del proprio turno,

• acquisire la consapevolezza del tempo di attesa per sfruttarlo in maniera “creativa”,

migliorare la propria esperienza di servizio ed ottimizzare la sua patient’s satisfaction.

Cosa aspetti? Metti ordine nel tuo poliambulatorio!

 

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