Nella gestione del poliambulatorio una pratica spesso sottovalutata ma di primaria importanza è l’attività di controllo. L’azione di controllo assicura ad un poliambulatorio e/o ambulatorio la costante e necessaria verifica delle sue attività, dei suoi modelli organizzativi e della sua efficienza; e permette, se ben condotta, di ottimizzare il patient’s journey e l’offerta di salute.
Vediamo allora come implementare l’attività di controllo ed ottimizzare la gestione del tuo poliambulatorio!
Gestione poliambulatorio ed attività di controllo
L’attività di controllo ha lo scopo di ridurre le criticità che potrebbe caratterizzare la tua offerta ambulatoriale e allo stesso tempo alimentare un circuito informativo utile per ottimizzare la gestione del poliambulatorio. In tal modo, l’organizzazione del poliambulatorio potrà fornire risposte mirate e puntuali alla domanda di salute e definirà una serie di interventi con cui conseguire importanti obiettivi nella gestione del poliambulatorio:
•Analizzare l’intero processo di servizio ambulatoriale, adottando una visione d’insieme e suddividendo in specifici step i momenti d’interazione tra i pazienti e l’organizzazione
•Valutare i punti di forza e debolezza dell’organizzazione ambulatoriale e del proprio patient’s journey
•Acquisire maggiore consapevolezza della domanda di salute ed assicurare ai propri pazienti un migliore livello qualitativo e una migliore esperienza paziente
•Definire una relazione più coerente tra obiettivi prefissati, risorse impiegate e risultati conseguiti.
Con l’azione di controllo sarà possibile pertanto individuare sia le pratiche di successo che le inefficienze, riducendo i possibili sprechi che caratterizzano la gestione di un poliambulatorio, quali, saturazione delle agende, macchinari non utilizzati, risorse non valorizzate, appuntamenti persi, etc.
Le pratiche di controllo per una efficiente gestione del poliambulatorio
Una organizzazione ambulatoriale, quindi, dovrebbe prevedere una serie di interventi di controllo tra loro complementari così da conseguire una ottimale e più efficace gestione del poliambulatorio:
• 1) controllo degli obiettivi: essenziale per verificare se si raggiungono determinati risultati e se questi sono proporzionati alle risorse disponibili nel poliambulatorio.
L’organizzazione ambulatoriale quali obiettivi ha conseguito e con quali risultati? Le risorse sono ottimali agli obiettivi e come sono utilizzate nella gestione del poliambulatorio? Ci sono degli interventi che occorre implementare in relazione alla missione del poliambulatorio?
• 2) controllo della domanda: permette di verificare se l’offerta erogata dal poliambulatorio risponda in termini di efficacia e appropriatezza alle richieste e alle aspettative dei pazienti e valutare la patient’s satisfaction in merito all’offerta, alle modalità di erogazione, al personale, etc. Uno strumento valido è il questionario di soddisfazione dei pazienti, utile per verificare l’efficacia dei servizi offerti da un poliambulatorio ed acquisire informazioni fondamentali sulle possibili azioni d’intervento da apportare al processo di servizio e all’offerta di salute.
• 3) controllo dei servizi erogati: un intervento necessario per assicurare l’efficacia e l’efficienza dei servizi poliambulatoriali offerti e potrebbe riguardare alcuni aspetti, quali: l’orario di apertura, il personale medico-sanitario, le strumentazioni di cui si dispone, il livello di accoglienza paziente, la sala d’attesa, l’ambiente dell’ambulatorio, etc.
Strumenti utili all’attività di controllo, come accennato sopra, possono essere i questionari di soddisfazione, il riscontro di reclami, suggerimenti, apprezzamenti, criticità, report, focus group, etc, nonché soluzioni software mirate, come il software gestione poliambulatorio DMPOLI, per l’acquisizione, l’analisi e l’organizzazione dei dati, in statistiche e grafici di immediato sviluppo e facile leggibilità. La pratica di controllo, è dunque, necessaria nella gestione poliambulatorio ed utile per acquisire le informazioni ideali all’ ottimizzazione del patient’s journey, al miglioramento dei modelli e delle pratiche organizzative adottate nel poliambulatorio e al raggiungimento di una migliore efficienza in sanità.
Approfondisci oltre alla gestione del poliambulatorio, anche come organizzare un poliambulatorio d’efficienza e raggiungere il successo in sanità!
Cos’aspetti? Comincia subito!
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